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L’avènement du numérique et les progrès technologiques ont rendu omniprésents les outils digitaux dans notre quotidien. Le secteur de la formation professionnelle n’a pas échappé à cette recrudescence d’utilisation du contenu dématérialisé. Digitaliser la formation de vos collaborateurs présente de nombreux avantages. Or, pour être totalement bénéfique, cette transition doit être parfaitement orchestrée. Dans cet article, Bizness vous propose de découvrir comment digitaliser sa formation en 9 étapes.

Les étapes pour digitaliser sa formation

Nous avons évoqué les bénéfices de la digitalisation des formations dans un précédent volet. Ce guide s’inscrit dans sa continuité. Il vous permettra d’organiser la dématérialisation de votre contenu de formation. Voici donc les 9 étapes à suivre pour réussir la digitalisation de votre formation.

Étape 1 : Identifier le niveau d’utilisation du digital

Avant de se lancer dans la digitalisation de la formation, il faut s’assurer que vos collaborateurs seront réceptifs à ces nouveaux supports. Une évaluation préliminaire de leur niveau de culture digitale et de leurs capacités à utiliser ces outils permet d’envisager quelles seront les solutions les plus adaptées. Pour cela, il est nécessaire de poser les bonnes questions :

  • Est-ce que les collaborateurs utilisent l’intranet de l’entreprise ?
  • Se servent-ils du cloud ?
  • Interagissent-ils via un réseau social d’entreprise ?
  • Quel est leur niveau de compétence des outils informatiques ?
  • Quels sont les contenus qu’ils préfèrent ?

Vous pouvez faire circuler des enquêtes auprès de vos collaborateurs afin d’en savoir plus sur ces points importants. Les réponses permettront de doser efficacement la présence du digital dans votre formation.

Étape 2 : Définir les besoins en formation

Digitaliser sa formation est une méthode de transmission de l’information et de l’apprentissage. Au même titre qu’une formation classique, il est indispensable d’identifier clairement les besoins de vos collaborateurs.

  • Quels sont les problèmes de l’entreprise ?
  • Quels secteurs nécessitent une mise à niveau et bénéficieraient d’une formation ?
  • Quel type de contenu digitaliser ? Sur quel type de support ?
  • État des lieux de la maîtrise numérique des collaborateurs (étape 1)
  • Quel est votre budget ?
  • Quels sont vos délais pour ce projet ?

Audits et enquêtes offrent l’opportunité de définir avec précisions les besoins de formation de l’entreprise. Cette cartographie est essentielle pour maximiser la réussite de votre projet.

Étape 3 : Élaborer un plan de formation

Les résultats obtenus avec les deux étapes précédentes seront très utiles afin d’élaborer le plan de formation. Pour être efficace et rentable, votre formation doit être ciblée. En définissant clairement vos besoins et les objectifs de votre formation, vous serez en mesure d’obtenir des résultats à la hauteur de vos attentes. Une formation mal préparée, même si elle est digitalisée, n’atteindra pas les aboutissements escomptés. Les enquêtes préliminaires dont nous parlions dans l’étape 1 vous permettront de cibler vos besoins avec précision.

L’élaboration du plan a pour but de vous aider à trouver les experts en charge de l’élaboration des contenus, à budgétiser et à fixer des délais.

Étape 4 : Stratégie de création de contenu

La qualité du contenu de votre formation digitale va dicter son efficacité. « Le contenu est ROI. » Cette phrase de Bill Gates s’applique totalement aux fondements de la formation digitalisée.

La question du contenu soulève alors un dilemme de taille : faut-il externaliser la création et digitalisation du contenu de votre formation ? Ou bien s’en charger en interne ?

La réponse dépend du contexte propre à votre entreprise. Si vous disposez du matériel et des compétences pour digitaliser le contenu en interne, cela offre la possibilité de le personnaliser et d’y aller à votre rythme.

Faire appel à un professionnel extérieur à l’entreprise est un investissement. En revanche, c’est aussi un gage de qualité tant sur la pédagogie que sur le rendu.

Quoi qu’il en soit, il ne faut pas lésiner sur les moyens mis en œuvre pour produire le contenu de la formation.

Étape 5 : Choix du format et élaboration du contenu

Parallèlement au choix du prestataire, il faudra se décider sur le format du contenu digital de votre formation.  

 L’enjeu sera d’être suffisamment créatif et ludique pour conserver l’engagement tout en assurant l’acquisition des nouvelles compétences. Vous pouvez vous baser sur le contenu de vos anciennes formations qui n’étaient pas digitales, l’améliorer ou en créer davantage pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.  

 De nombreuses options sont à disposition. Gardez en tête qu’une image vaut 1000 mots et que les visuels sont au centre de la formation digitalisée.  

 Le choix du format dépend du niveau d’utilisation du digital de vos collaborateurs apprenants, mais également des besoins de l’entreprise en matière de formation.  

Pour une formation liée à la sécurité ou à des compétences de terrain, la vidéo avec une mise en situation réelle est le meilleur outil. S’il s’agit de présenter un nouveau logiciel, une conférence en ligne avec écran partagé représente une option particulièrement intéressante. Enfin, un test ou quizz interactif est un bon moyen d’évaluer les acquis de vos collaborateurs.   

N’hésitez pas à favoriser les interactions. En étant impliqué, l’apprenant conserve toute son attention sur l’objectif réel de la formation.

Étape 6 : Choix de la plateforme de diffusion

Pour mettre le contenu de votre formation digitale à disposition de vos collaborateurs, il faudra s’assurer qu’ils y aient accès quand ils le souhaitent.

Lorsque vous aurez achevé la création des contenus, vous pourrez les intégrer à votre plateforme LMS, ou bien, avec des outils tels que STORIZ, vous pouvez bénéficier d’un front office.

Le choix de la plateforme dépend de votre budget, des fonctionnalités nécessaires et de l’accessibilité.

Étape 7 : Validation

Avant la mise en ligne, il est important de s’assurer que tout est prêt. Une relecture orthographique et la vérification que le contenu est clair seront indispensables pour le succès de l’opération. Veillez à faire relire vos contenus par quelqu’un qui ne les a pas rédigés afin d’avoir un avis extérieur. Faites tester la formation avec l’interface utilisateur pour vous assurer que tout est fonctionnel.

Étape 8 : Mise en ligne et lancement

Une fois qu’elle est terminée et opérationnelle, il faudra mettre la formation à disposition des apprenants. Une opération de communication interne s’impose afin de la diffuser.

Pour faire adopter la formation, il est plutôt conseillé de la rendre obligatoire. Or, une campagne d’information et de sensibilisation aide à faire plus facilement accepter à vos équipes leur besoin de se former. Il est judicieux de s’appuyer sur les managers qui disposent du statut légitime pour démontrer les intérêts de la formation.

Étape 9 : Suivi et retours

Les premiers retours sur la formation par vos collaborateurs qui l’ont suivie sont essentiels. Certaines plateformes proposent de récupérer des données statistiques sur le suivi des formations. N’hésitez pas à engager le dialogue, demandez leur avis aux apprenants et utilisez leurs retours pour améliorer votre formation digitale. Il est également très utile de mettre en place un système de questionnaires de feedback, tant sur le fond que sur la forme de la formation.

La mise en place d’un tableau de bord de suivi vous procurera plus de visibilité sur la prestation et son impact. Les modifications apportées suite aux premiers tests et retours permettent d’arriver à un produit final qualitatif, cohérent et efficace.

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